税理士がアドバイス！　初めての経理

　　売掛金の管理のところで、時効について説明しました。これを仕入れの側からみると、買掛金があっても時効になってしまえば、代金を支払わなくても時効の主張ができると言うものです。
　再度、時効期間を説明すると次のようになります。

＜時効期間が3年のもの＞
・医師、産婆、薬剤師の治術、勤労および調剤に関する債権
・技師、棟梁および請負人の工事に関する債権

＜時効期間が2年のもの＞
・生産者、卸売商人および小売商人が売却した産物および商品の代価
・居職人および製造人の仕事に関する債権

＜時効期間が1年のもの＞
・月またはこれより短い時期をもって定めた雇人の給料
・労力者および芸人の賃金ならびに給付した物の代金
・運送費
・旅館、料理店、貸席および娯遊場の宿泊料、飲食代、席料、木戸銭等

　
　では、時効になった買掛金は、経理上、ずっとそのままにしておくのかというと、そうではありません。

    買掛金　　　100,000   / 雑収入　100,000
   
    のように、雑収入処理します。
   
    これを、買掛帳で処理すると、次のようになります。

（買掛金の記入とチェックポイント2）
　先に、買掛金の管理が上手くいっていると、月中で残高が0になる傾向にあるという話をしました。
　逆に、残高がマイナスになっている場合を考えてみましょう。残高がマイナスになっているときとは、次のような状態を言います。



  このケースでは11月29日に残高が－8,250 になっています。こういう場合には、①先月の仕入れ計上に誤りはないか、②代金支払の仕訳に間違いはないか、疑ってみましょう。①については、先月の請求書と会計入力データを照合します。もし違っていたら、正しい数字に直します。②については、預金通帳、領収書と会計入力データを照合して間違っていないか確認します。
　
  今回は、①141,750円と入力すべきところを150,000円と入力してしまったために、－8,250 になってしまいました。そこで、正しい数値  141,750円に置き換えます。そうすると、マイナスの残高は解消します。　

（買掛金の記入とチェックポイント１）
　買掛帳の記入は至って簡単です。買掛が発生したときには、請求書に基づいて、データを入力するだけです。また、支払があったときには、預金通帳等から出金額を入力するだけです。



　上の例では、10月31日に買掛が141,750円あったので、その旨、データ入力しています。また、翌月払いなので、11 月29 日に代金141,750円を記入しています。

　買掛帳を作成するとき、単純にデータ入力だけしていればいいというわけではありません。売掛帳を作成していると、代金の支払漏れや、請求書の記載ミスを発見することがあります。経理としては、このような営業上の問題点も指摘できるようになれば、営業部門から一目おかれるようになるかもしれません。

　では、代金の支払漏れをどうチェックするかみてみましょう。商品を仕入れると、代金支払日が決められます。１ヶ月後という約定であれば、月末締めのものは、翌月末には出る金があります。この場合、代金は精算されるので、残高は0になります。
　代金支払が１月後で、代金が正常に支払われていれば、毎月、決済日に残高が0になります。従って、残高が0になっていないものがあれば、それは代金の支払漏れがあるのではないか、と疑ってみる必要があります。

　パソコン会計で買掛金を管理する際には、頻繁に取引をする取引先、多くは、「常用の仕入れ先」について、補助科目を儲けておくと便利です。
　もし、買掛帳に入力ミスや請求書の発行ミスがあり、仕入先から問い合わせがあった時、補助科目を作っておくと直ぐ調べることができます。例えば、150万円を仕入れたのに、請求書が160万円として斉藤商店からきたとしましょう。斉藤商店から請求がおかしいと問い合わせが来たとき、斉藤商店の買掛について、別立てで経理している場合、斉藤商店からの買掛を直ぐに調べることができます。別立て経理していない場合には、帳簿をひっくりかえして、調べることになります。

　さて、補助科目の設定の仕方について、みてみましょう。
　会計ソフトのメニュー画面を開きましょう。

　ここで、「導入」というタブをクリックします。

　さらに、「科目設定」というアイコンをクリックします。

　そうすると、次の画面が現れます。

　［仕入債務］→　買掛金　と開きます。

　その後、下にある「補助」をクリックします。次の画面が開きます。

　名称に仕入先の名称を入力します。これで、補助科目の設定ができました。
新たに仕入先を設定する場合にも、以上の手続を踏めば、いいです。

　まずは、会計ソフトのメニュー画面を開きましょう。

　ここに、買掛帳というのが見えます。これを開きます。

　次のようなものが現れます。

　この買掛帳には、①補助科目、②日付、③相手勘定、④摘要、⑤仕入金額、⑥支払金額、⑦残高を入力します。

　①補助科目･･･頻繁に発生する仕入先なので、管理上、設定したもの。
　②日付･･･いつ発生したものかを示す。この例では、仕入が10月31日に発生している。
　③相手勘定･･･どういう理由で、買掛金が発生、回収しているのかを示す。10月31日では、仕入れのために141,750円売掛金が増加している。
　④摘要･･･取引の内容が分かるように、メモ書きしておきます。
　⑤仕入金額･･･仕入があった時に記入し、仕入金額を入力します。
　⑥支払金額･･･支払があった時に記入し、支払金額を入力します。
　⑦残高･･･これは自動計算されます。現在の未支払額を示します。

　仕入れ先から商品を買い、その場で代金を支払わず、後日、代金を支払う取引を「買掛取引」といいます。よく、代金支払条件で、「月末締め・翌月末支払」などといますが、この場合の取引はまさに、買掛取引です。
　この買掛取引を記録する帳簿が、「買掛帳」です。買掛帳は、各仕入先ごとに作成するので「仕入先元帳」とも呼ばれます。

買掛帳を作成する際、次のことに留意すると、経理実務がスムーズにいきます。
　①取引頻度の高い仕入先については、その仕入先名の補助科目を作成します。
②買掛金が約定通り支払われているかチェックします。
　約定通り入金さてていれば、月初、月中、月末をみると、買掛金残高は増減変動します。一方、約定通り支払われていない場合、買掛金は増加する一方です。このように、増加している仕入先はないかチェックします

　ここで、売掛金の帳簿の作成を離れて、法的な側面を簡単にみておきましょう。売掛帳を作成していて、回収が滞って得意先が発生していることを発見することがあります。
　このような場合、そのまま放っておいていいかというとそうではありません。時効という問題もあります。
　例えば、お金を貸していても10年過ぎれば時効で権利が消滅してしまいます。一般に、債権に対する時効期間は10年、商行為基づく債権の時効は期間は5年間です。従って、債権回収が滞って、督促等をしなければ、５年の時効で債権は消滅してしまいます。

＜時効期間が3年のもの＞
・医師、産婆、薬剤師の治術、勤労および調剤に関する債権
・技師、棟梁および請負人の工事に関する債権

＜時効期間が2年のもの＞
・生産者、卸売商人および小売商人が売却した産物および商品の代価
・居職人および製造人の仕事に関する債権

＜時効期間が1年のもの＞
・月またはこれより短い時期をもって定めた雇人の給料
・労力者および芸人の賃金ならびに給付した物の代金
・運送費
・旅館、料理店、貸席および娯遊場の宿泊料、飲食代、席料、木戸銭等

　10年間の時効があれば、これに引っかかることはあまりないと思いますが、3年・2年・１年の時効はウッカリすると、時効にかかることもあり得ます。よく、注意をしておきましょう。

（売掛帳の記入とチェックポイント2）
　先に、売掛金の管理が上手くいっていると、月中で残高が0になる傾向にあるという話をしました。
　逆に、残高がマイナスになっている場合を考えてみましょう。残高がマイナスになっているときとは、次のような状態を言います。



  このケースでは10月31日に残高が－92,400 になっています。こういう場合には、①先月の売上げ計上に誤りはないか、②代金回収の仕訳に間違いはないか、疑ってみましょう。①については、先月の請求書と会計入力データを照合します。もし違っていたら、正しい数字に直します。②については、預金通帳、領収書と会計入力データを照合して間違っていないか確認します。
　
  今回は、①151,200円と入力すべきところを105,000円と入力してしまったために、－92,400になってしまいました。そこで、正しい数値  151,200円に置き換えます。そうすると、マイナスの残高は解消します。

（売掛帳の記入とチェックポイント1）
　売掛帳の記入は至って簡単です。売掛が発生したときには、請求書に基づいて、データを入力するだけです。また、回収があったときには、預金通帳等から入金額を入力するだけです。



　上の例では、9月30日に掛売りが151,200円あったので、その旨、データ入力しています。また、翌月払いなので、10月31日に代金151,200円を記入しています。

　売掛帳を作成するとき、単純にデータ入力だけしていればいいというわけではありません。売掛帳を作成していると、代金の回収漏れや、請求書の記載ミスを発見することがあります。経理としては、このような営業上の問題点も指摘できるようになれば、営業部門から一目おかれるようになるかもしれません。

　では、代金の回収漏れをどうチェックするかみてみましょう。商品を売ると、代金支払日が決められます。１ヶ月後という約定であれば、月末締めのものは、翌月末には入金があります。この場合、代金は精算されるので、残高は0になります。
　代金回収が１月後で、代金が正常に回収されていれば、毎月、決済日に残高が0になります。従って、残高が0になっていないものがあれば、それは代金の回収漏れがあるのではないか、と疑ってみる必要があります。

パソコン会計で売掛金を管理する際には、頻繁に取引をする取引先、多くは、「上得意先」について、補助科目を儲けておくと便利です。
　もし、売掛帳に入力ミスや請求書の発行ミスがあり、得意先から問い合わせがあった時、補助科目を作っておくと直ぐ調べることができます。例えば、150万円の売上げなのに請求書を160万円で作成して、田中商店に送ってしまったとしましょう。田中商店から請求がおかしいと問い合わせが来たとき、田中商店の売掛について、別立てで経理している場合、田中商店への売掛を直ぐに調べることができます。別立て経理していない場合には、帳簿をひっくりかえして、調べることになります。

　さて、補助科目の設定の仕方について、みてみましょう。
　会計ソフトのメニュー画面を開きましょう。

ここで、「導入」というタブをクリックします。



  さらに、「科目設定」というアイコンをクリックします。

  そうすると、次の画面が現れます。

［売上債権］→　売掛金　と開きます。

その後、下にある「補助」をクリックします。次の画面が開きます。

名称に得意先の名称を入力します。これで、補助科目の設定ができました。
新たに得意先を設定する場合にも、以上の手続を踏めば、いいです。

まずは、会計ソフトのメニュー画面を開きましょう。

   ここに、売掛帳というのが見えます。これを開きます。
　次のようなものが現れます。

  この売掛帳には、①補助科目、②日付、③相手勘定、④摘要、⑤売上金額、⑥回収金額、⑦残高を入力します。

　①補助科目･･･頻繁に発生する得意先なので、管理上、設定したもの。この例では、田中商店

　②日付･･･いつ発生したものかを示す。この例では、売上が3月2日に発生している。

　③相手勘定･･･どういう理由で、売掛金が発生、回収しているのかを示す。3月2日では、売上げのために151,200円売掛金が増加している。

　④摘要･･･取引の内容が分かるように、メモ書きしておきます。

　⑤売上金額･･･売上があった時に記入し、売上金額を入力します。

　⑥回収金額･･･回収があった時に記入し、回収金額を入力します。

　⑦残高･･･これは自動計算されます。現在の未回収額を示します

お得意先へ商品を売り、その場で代金を回収せず、後日、代金を回収する取引を「売掛取引」といいます。よく、代金回収条件で、「月末締め・翌月末支払」などといますが、この場合の取引はまさに、売掛取引です。
　この売掛取引を記録する帳簿が、「売掛帳」です。売掛帳は、各得意先ごとに作成するので「得意先元帳」とも呼ばれます。

売掛帳を作成する際、次のことに留意すると、経理実務がスムーズにいきます。
①取引頻度の高い得意先については、その得意先名の補助科目を作成します。
②売掛金が約定通り入金されているかチェックします。
　約定通り入金さてていれば、月初、月中、月末をみると、売掛金残高は増減変動します。一方、約定通り入金されない場合、売掛金は増加する一方です。このように、増加している得意先はないかチェックします。

パソコン会計を使えば、これら①、②は簡単に管理できます。

（２）帳簿への記入件数が多い場合
　取引先が多い場合、請求書を見ながら入力すると、ミスをする傾向があります。会計ソフトに入力する前に、面倒ですが、いったん表計算ソフトで、支払予定表・入金予定表を作成し実際に出入金があったときに、会計ソフトに入力します。

  この表をもとに、パソコンに入力していきます。

　こんな感じです。

　入金・出金一覧表のデータを全部入力したら、会計ソフトの｢集計機能｣を利用し、入力チェックをします。

　まず、ナビゲータを開き、｢集計｣というタブをクリックします。

次に、｢日計表（補助科目別）｣をクリックします。

これ以降の手順は、前回と同様です

　当座預金出納帳に記入する際には、取引先から送られてきた請求書、領収書、小切手帳を見ながら、正確に（特に数字）入力 していきます。
　当座預金は、通常、通帳が発行されませんので、入力ミスをしないようにしましょう。

　入力ミスをしていないか、各会社で工夫すれば良いのですが、その一つの方法を示します。各社でアレンジして使ってみて下さい。

（１）帳簿への記入件数が少ない場合
　帳簿への記入件数が少ない場合、会計ソフトの｢集計機能｣を利用すれば良いでしょう。

　まず、ナビゲータを開き、｢集計｣というタブをクリックします。

次に、｢日計表（補助科目別）｣をクリックします。

　勘定科目（Ｋ）から、検証したい勘定科目、ここでは当座預金を指定します。
　期間（Ｔ）は、検証したい期間を指定します。今回は、3月31日で検算するので、03/31から03/31を指定します。

　その後、｢集計｣をクリックします。
　次のような表が出てきます。ここで、｢前日繰越｣、｢借方金額｣、｢貸方金額｣、｢当日残高｣という項目が出てきます。
　｢前日繰越｣は　検証する期間の前日、今回のケースでは月30日の残高です。｢当日残高｣は検証する期間の最終日、今回のケースでは3月31日の残高です。
　｢借方金額｣とは、入金額、｢貸方金額｣とは、出金額のことです。

預金出納帳への記入が少なければ、請求書等の入金額を合計し、これと｢借方金額｣を照合します。これが合っていれば、ＯＫです。
　また、領収書・請求書等の出金額を合計し、これと｢貸方金額｣を照合します。これが合っていれば、ＯＫです。

　この場合でも、毎月、銀行より｢当座預金照合表｣を取り寄せ、勘定が合っているか再チェックする必要があります。

　当座預金出納帳をどのように記入するか、具体的にみてみましょう。
  まず、ナビゲータを開きます。

次に、現金出納帳をクリックします。

現金出納簿の記入同様、 ｢日付｣、｢相手勘定／補助｣、｢摘要｣、｢収入金額｣、｢支出金額｣を入力していきます。

(1)日付
　領収書や現金出納のあった日付で記載します。経理データを入力した日ではないので注意しましょう。

(2)伝番
　伝番とは、伝票番号のことです。多くの会計ソフトは、デフォルトの設定で、自動で番号を振ってくれます。特に注意を払わなくともいいでしょう。

(3) ｢相手勘定／補助｣
  相手勘定とは、勘定科目のことをいいます。いわゆる、｢何費｣というものです。また、勘定科目を細分化しておくと便利なので、補助科目を作っている場合もあります。

(4）｢摘要｣
　支出・収入の内容を分かりやすく記入します。
(5) ｢収入金額｣、｢支出金額｣
  文字通り、収入額・支出額を示します。

　ここで、現金出納簿と違いがあるので注意します。現金出納簿では、科目(Ａ）が｢現金｣しかありませんでした。しかし、預金出納簿では、科目(Ａ）は、補助簿を作成しただけ出てきます。この補助簿は、取引銀行・取引口座ごとに作りましたので、これが出てきます。

　さて、3月31日に、田中商事に外注費21万円を支払ったという帳簿記入は次のようになります。

預金出納簿の記入

　会社の経理では、銀行決済が多いです。そこで、次に預金出納簿の記入をマスターしましょう。
　現金出納簿の記入が慣れれば、預金出納簿の記入も、そう難しくはありません。
　預金出納簿でつまずくのは、
（１）初期設定
（２）データの入力ミス
　が主なものです。

　初期設定は、先に説明しましたが、ここで再確認をしておきましょう。
まず、ナビゲータ画面を開きます。

ここで、｢導入｣のタブをクリックします。





｢科目設定｣をクリックします。

　当座預金や普通預金など勘定科目が一つしか用意されていません。取引銀行が一つの場合は問題ありませんが、複数あるときは困ります。主科目自体を追加してもかまいませんが、各主科目に補助科目を追加したほが、後の管理が楽です。それでは、当座預金に補助科目を追加してみましょう。

  科目リストの中から「当座預金」を選択して「補助」ボタンをクリックします。ここで、当座預金を選択するのは、補助科目を追加したい主科目を選択するためです。定期預金に補助科目を追加したいときは、定期預金を選択してから「補助」ボタンをクリックします。

　名称には、補助科目の名称を入れます。ここでは、｢大雪銀行｣とします。サーチキーは、索引となるもので、任意に設定できます。税区分は消費税の税区分で、内税、外税、別記のいずれかが選択できます。

交際費3
　交際費に似ている費用もあるので、ここで紹介しておきます。

・寄付金
  税法上、｢寄付金は、寄付金、きょ出金、見舞金その他名義に拘わらず、会社が金銭、資産、経済的な利益の贈与、無償の供与をすること｣とされています。
　寄付金は、全額が損金になるのではなく、一定額を超える金額は損金に認められません。そのため、会社が地域社会のためと思って、寄付行為を行っても、一定額を超える寄付は損金になりません。寄付行為をする場合、一部、税金も負担するんだと思っておいてください。
　次のケースでは、会社は寄付金行為をした認識はないのですが、税務当局から寄付金の認定を受けますので注意をして下さい。
　
　会社間で無利息で貸付を行う場合や、時価より安い価格で資産の譲渡を行う場合です。
会社間で無利息の貸付を行うと受け取るべき金利をまけています。税務当局からすれば、まけている金利は、寄付だということです。また、時価より低い価格で資産の譲渡を行うと、時価と取引価格の差は、寄付行為になっています。ここを捉えて寄付といわれるのです。

　会社間での無利息貸付、時価より安い価格で資産の譲渡を行う場合、事前に顧問税理士相談するのが賢明でしょう。


・広告宣伝費
  テレホンカードを得意先に配ったときに、広告宣伝費になるか交際になるか考えることがあります。
　広告宣伝費は、新聞・雑誌への掲載料、チラシ・カタログ代等、広告にかかる費用をいいます。
　広告宣伝費には、社名・商品を不特定多数の人に知ってもらうための費用で、全額損金に算入できます。
　社名入りのボールペンやシャープペン、ポケットティッシュなど、街角で配っています。これらは、広告宣伝費で計上されているものです。

交際費２

　ある支出が交際費なのか、他の費用なのかで税務上の取り扱いは異なってきます。ある支出が交際費ならば、一定の税額（零細企業では、大まかに言って支出額の5％が税金）が発生します。しかし、交際にならなければ、税額は発生しません。

　ここでは、特に、間違いやすいものを一覧表にしてみました。


 

   このうち、税務当局がチェックポイントにしているのが、会議に伴う飲食です。これは、まず、誰と会っていたか、どこで会っていたか、参加人数は？、と色々聞いてきます。このヒアリングで、確かに会議を開いたか確認しています。
　よく指摘されるのは、自費で負担すべきものを会社の金を使って飲食しているケースや、上の表で示した目安を超え豪華な食事をしているケースは税務署より指摘を受けるので、注意が必要です。
　

  また、社内旅行については、何日で、どこに行ったか、参加人数は？　と聞かれます。これについては、特に参加人数の基準は、チェックしておきましょう。これを満たさない場合、福利厚生費に認めてくれません。

交際費１
  交際費とは、得意先を接待したときの飲食費、ゴルフに招待したときのゴルフプレー代、中元・歳暮の贈答費用等の、饗応接待の費用を言います。
　交際費は、社外に対するものだけでなく、例えば、従業員をもてなす飲食代についても交際費になることに注意してください。

　交際費は税務上、資本金との関係で、損金になる金額が決まっています。資本金と交際費の関係を一覧表にすると、次のようになります。



この表の意味は、資本金1億円以下の会社では、交際費は年間400万円以上を使うと、法人税等の負担が大きくなるということです。従って、年間400万円以上交際費は使わないようにしましょう。
　また、支出額の10％は、損金になりません。そのため、交際費を使うと、資本金1億円以下の会社であっても、交際費（消費税込み）＋ 法人税の一部（交際費支出額の5％程度）が実際にはかかると思ってください。

　なお、平成18年税制改正で、交際費の取り扱いが一部変わりました。
従来、昼食以外で会食を伴う場合、会議費なのか交際費なのか、明確に線引きをせず、内容を勘案しながら、その認定を行ってきました。平成18年税制改正では、一人当たり5,000円以下であれば、交際費にせず会議費等の勘定科目を使って処理していいようになりました。
　この場合、いつ、誰と（参加人数）、飲食店に行ったか、領収書の脇に記載しておきましょう。

会議費
　交際費になるか、他の費用、特に会議費になるかで、税務上の取り扱いは違います。税務上は交際費の一部は損金（＝税務上、コストのことをこう言います）になりません。
　そのため、交際になるかならないかで、支払う税金が違ってきます。

　会議費とは会議で出す、お茶、茶菓子、弁当等の飲食費のことです。会議費は、交際費ではないので、全額損金にできます。
　税務上の通達に、｢社内や通常会議を行う場所で行う昼食程度を越えない飲食物の提供を行う費用は、会議費に該当する」旨のものがあります。




よく、居酒屋に集まって会議をしたということを主張する方がいますが、税務調査があった場合問題になることがあります。また、この主張をする会社が多いので、税務署も心得ていて、それなら、｢議事録を出せ｣、｢会議回数を示せ｣と言ってきます。大部分は否認されるケースが多いので注意が必要です。

　こういうことが無いように、居酒屋での会議は控え、喫茶店・レストラン・ホテルの喫茶室等、場所を選ぶ等注意しましょう。

　また、｢昼食の程度を越えない範囲｣とは、こちらの役職（社長なのか、社員なのか）、相手の役職によっても、地域によっても違って来るでしょう。相手の役職が上であれば、安い昼食代という訳には行かないでしょうし、商談の場所が一等地なのか、地方なのかによっても異なります。そのため、一概には言えないと言うのが厳密な答えです。
　
　しかし、金額には、概ね一人当たり、3,000円程度を目安にして運用がなされているようです。会議や打ち合わせ終了後に、お茶代わりにビール１本、お酒１本を出すことがあります。この程度で、かつ、一人当たり3,000円程度であれば、一般的に会議費含めることができます。

  先の表中、｢易｣とあるものは、領収書を見ながら、現金出納帳にデータを入力していけば、大丈夫です。
　しかし、｢中｣とあるものは、少し説明が必要です。｢中｣とあるもののうち、役員報酬、給料手当、雑給、法定福利費の経理処理は少々難しいので、後で説明します。
　また、接待交際費、会議費はデータ入力が難しいのではなく、ある経費が｢会議費｣なのか｢接待交際費｣なのか判断が難しく、この判断ができれば経理処理は直ぐにできます。
　
　租税公課は、間違い易い項目なので、｢中｣に分類しました。

　結論から言うと、よく間違いやすい誤りは、法人税、法人住民税、役員報酬・給料にかかる源泉所得税を｢租税公課｣にしてしまう誤りです。特に、納付したときに、あるべき勘定科目を使わずに、｢租税公課｣にしてしまうものです。

  具体的には、次のときに、｢租税公課｣の勘定科目を使います。

　・印紙税、自動車税、固定資産税、都市計画税、不動産取得税、法人事業税
　・延滞税、加算税、駐車違反の罰金

　この場合、延滞税、加算税、駐車違反の罰金がある場合、税務上考慮しなくてはいけない部分があるので、決算期に一覧表を作って、顧問税理士に相談して下さい。

  会社は営業活動をしていると、様々な経費が発生します。
　経理上はこのような経費は項目ごとにまとめて集計されます。これら集計する項目を｢勘定科目｣といいます。
　
　一人経理の会社で発生頻度の高いものは、次のものです。

　一応難易度を付けておきました。易とあるのは、領収書があれば簡単に経理処理ができるものを、中とあるのは領収書だけは処理ができず、”慣れ”が必要なものを示しています。

役員報酬、給料手当、雑給は、帳簿の記入方法がちょっと難しいので、あとで説明します。
　まずは、肩慣らしで、10月15日、商品を得意先、田中工業へ送る際、8,400円かかり、現金で支出したと仮定し、パソコン会計をやってみましょう。

　このときは、会計ソフトで次のように入力します。
　まず、ナビゲータを開きます。



　次に、現金出納帳をクリックします。
　まず、日付を入力します。次に、相手勘定は、荷造発送費 なのでこれを選択します。また、適用は後日内容が分かるように、記載します。支出は8,400円なので支出欄に8,400を入力します。


    

　これで完了です。

　同じような作業を繰り広げていくと、現金の処理はできます。

日々または一週間分の現金取引データを入力したら、金庫の中の現金と照合します。この金種表を作成します。



  この金種表の有高455,000円と現金出納帳の残高455,000円は一致している、合っています。

　現金勘定は、時々、この作業を行ってください。

　具体的に、赤で囲った取引を見てみましょう。



（設例１）
　2月10日　宿泊料として、30,000円現金支出がありました。

(1)日付　･･････　2月10日
(2)伝番　･･････　ソフトが自動生成するので入力しない。
(3)相手勘定／補助　･･････　｢旅費｣なので、｢旅費交通費｣を選択します。
　　この場合、補助科目は特に設定していません。
(4) 摘要　･･････　宿泊費　と記入します。　　
(5) 支出金額　･･････　30,000を支出欄に入力します。


（設例2）
  2月10日　航空券代として、40,000円現金支出がありました。

(1)日付　･･････　2月10日
(2)伝番　･･････　ソフトが自動生成するので入力しない。
(3)相手勘定／補助　･･････　｢旅費｣なので、｢旅費交通費｣を選択します。
　　この場合、補助科目は特に設定していません。
(4) 摘要　･･････　航空券　と記入します。　　
(5) 支出金額　･･････　40,000を支出欄に入力します。


今度は、入金について考えてみましょう。

(設例3）
　1月20日に、業務委託料として売上金額500,000円現金で受け取りました。この場合、どう記帳したらいいでしょうか？
  難しくはありませんね。

(1)日付　･･････　1月20日
(2)伝番　･･････　ソフトが自動生成するので入力しない。
(3)相手勘定／補助　･･････　｢売上｣を選択します。
　　この場合、補助科目は特に設定していません。
(4) 摘要　･･････　業務委託料　と記入します。　　
(5) 収入金額　･･････　500,000を収入金額欄に入力します。

こんな感じで、入力をしていけばいいです。

現金出納帳をどのように記入するか、具体的にみてみましょう。



現金出納帳をみると、｢日付｣、｢伝番｣、｢相手勘定／補助｣、｢摘要｣、｢収入金額｣、｢支出金額｣、｢残高｣の各欄があります。

(1)日付
　領収書や現金出納のあった日付で記載します。経理データを入力した日ではないので注意しましょう。

(2)伝番
　伝番とは、伝票番号のことです。多くの会計ソフトは、デフォルトの設定で、自動で番号を振ってくれます。特に注意を払わなくともいいでしょう。

(3) ｢相手勘定／補助｣
  相手勘定とは、勘定科目のことをいいます。いわゆる、｢何費｣というものです。また、勘定科目を細分化しておくと便利なので、補助科目を作っている場合もあります。

(4）｢摘要｣
　支出・収入の内容を分かりやすく記入します。

(5) ｢収入金額｣、｢支出金額｣
  文字通り、収入額・支出額を示します

１．クイックナビゲータ
　会計をソフトを立ち上げると、次のような画面（ソフトは弥生会計03）がでてきます。
　日々のデータ入力をするには、｢取引｣をクリックします。



２．使用するもの
　この画面には、｢現金出納帳｣、｢預金出納帳｣、｢売掛帳｣、｢買掛帳｣、｢伝票｣、｢総勘定元帳｣、｢補助元帳｣、｢仕訳日記帳｣、｢資金繰りシミュレーター｣、｢仕訳アドバイザー｣のアイコンが見えます。
　このうち、｢現金出納帳｣、｢預金出納帳｣、｢売掛帳｣、｢買掛帳｣はよく使うので、十分慣れて下さい。

  ｢現金出納帳｣は現金の動きを、｢預金出納帳｣は預金の動きを、｢売掛帳｣、｢買掛帳｣は、それぞれ、得意先や仕入先からの請求書が送付されてた時に、使うものです。

開始残高

　弥生会計を使い始める前に 開始残高を入力し準備が完了します。、弥生会計にどのように入力していけばよいでしょう。先ほど、科目体系で補助科目を設定しましたね。開始残高を入力するときは、先に補助科目の残高を入力します。

　補助科目で入力された値は、その補助科目に対応する主科目に自動的に合計されます。

それでは、「補助科目残高入力」を選択してましょう。

次のようなウィンドウが開きます。勘定科目のコンボボックスをクリックすると、ドロップダウンリストに補助科目を設定した勘定科目がすべて表示されます。補助科目残高を設定したい勘定科目を選択しましょう。

下の図は、「普通預金」を選択したところです。

各補助科目の残高を入力しましたら、今度は勘定科目の残高を入力しましょう。

　残りの補助科目を設定していない勘定科目の残高を入力してしまいましょう。



　ところで、「月度」を見てお気づきと思います。「前期」のところが選択されていますね。残高を入力するには、何も期首に限ったわけではありません。弥生会計を期中に導入する場合だってあります。むしろ、そちらのほうが多いかもしれません。例えば、会計期間は4月から3月までの法人で、11月に弥生会計を導入した場合は、「月度」のレンジバーで「11」を選択します。

補助科目の設定

　多くの会計ソフトは、主科目と補助科目を追加、削除および訂正することができます。
　例えば、複数の銀行取引がある場合、複数の得意先・仕入れ先がある場合に、補助科目を作成すると便利です。複数の銀行取引がある場合、Ａ銀行に100万、Ｂ銀行に200万と直ぐに分かると、管理がしやすいです。

　弥生会計でも、主科目と補助科目を追加、削除および訂正することができます。

　

当座預金や普通預金など勘定科目が一つしか用意されていません。取引銀行が一つの場合は問題ありませんが、複数あるときは困ります。
　主科目自体を追加してもかまいませんが、各主科目に補助科目を追加したほが、後の管理が楽です。それでは、当座預金に補助科目を追加してみましょう。


  科目リストの中から「当座預金」を選択して「補助」ボタンをクリックします。ここで、当座預金を選択するのは、補助科目を追加したい主科目を選択するためです。定期預金に補助科目を追加したいときは、定期預金を選択してから「補助」ボタンをクリックします。

金融機関名、支店名、口座番号を入力します。

当座預金の補助科目に｢大雪銀行｣ができているのが確認できます。


同じように、｢売掛金｣や｢買掛金｣についても、補助科目を作成しておくと、便利です。

次に、基本項目を設定します。

　会社名を入力し終わったら、次は会計期間を設定します。
　
　期首日を設定すると、自動的に期末日が決まります。例えば会計期間が４月から3月の場合は、期首日の入力は、キーボードから「20030401」と入力するか、入力用コンボボックスの下向きの矢印ボタンをクリックするとカレンダーが現れますので、そこで期首日を指定します。

　製造業、建設業、修理業、自動車整備工場、印刷業、運送業、ソフト開発等、 製造原価報告書を作成する必要がある場合、「はい」を選択します。
　製造原価報告書を作成しない時には、「いいえ」を選択します。

　バインダ機能を上手に使うと、取引の入力作業が大変楽になる場合があります。ここではデフォルトの通り、すべて「はい」にしておきます。

電子帳簿保存法の適用ですが、所轄税務署に適用申請を提出していないときは、「いいえ」を選択しまう。

　ソフトのインストールについて説明しましょう。ソフトのインストールは、簡単なようですが、この段階で失敗してしまう方もいるので、念のために、説明しておきましょう。
　
　ソフトは各メーカー毎に違いますが、ここでは｢弥生会計03｣を例にとります。

弥生会計　インストール

１．新規作成
ファイルメニューより「新規作成」を選択します。



「次へ」ボタンをクリックします。



　自分の会社にあてはまるものを選びます。ここでは、「法人/一般」を選択します。




　「次へ」ボタンをクリックすると、上記のウィンドウが現れますので、会社名を第何期目かを入力します。ここでは、「株式会社北海道工業」で「第5期」としておきます。

・会計王
ソリマチ（株）の会計ソフトです。



  　弥生会計に商品ラインナップ等がよく似たソフトです。
　PCショップでよく見かける会計ソフトの一つで、操作性、入力効率等で高水準な会計ソフトと言えます。
  また、ソリマチ（株）は、農業ソフトの開発にも力を入れているようです。

・財務応援
   エプソン販売（株）の会計ソフトです。



   オフィスコンピュータ（オフコン）メーカーのエプソン販売（株）がパソコンユーザー向けに開発したソフトです。
　長年、会計事務所向けにオフコンを販売してきた実績より、プロには好まれる帳票形式になっています。
　高速入力、顧問先データ一括バックアップ等は、会計事務所には嬉しい機能でしょう。
　パワーユーザー及び会計事務所向けソフトと言えるでしょう。

・勘定奉行
  （株）オービックビジネスコンサルタントの会計ソフトです。



　テレビＣＭでも有名なソフトです。
　一般仕様とプロ仕様の区分だけではなく、法人向け・個人向け、使用環境やニーズ等によって細分化された商品ラインナップになっています。
　事前に、使用環境や導入目的等が決まっている事業者にとっては良いソフトでしょう。
　また、シンクロ機能は、会計事務所にとっては嬉しい機能と言えるでしょう。

注意事項
  下記の内容は、私見でありますので、実際の会計ソフトの購入の際には、ご自分で比較検討してください。その際の予備知識としてご活用して頂ければ幸いです。

・弥生会計
   弥生（株）の会計ソフトです。



個人・法人両対応の中小規模事業所向けソフトです。
ロープライスで、機能的には高水準を達成しているソフトです。
弥生会計は、メインテナンス・規模、操作性、入力効率及びコストパフォーマンス等、すべての面で高水準な会計ソフトと言えます。


・JDLIBEX
  （株）日本デジタル研究所の会計ソフトです。



　  オフィスコンピュータ（オフコン）メーカーの（株）日本デジタル研究所（JDL）が一般ユーザー向けに開発したソフトです。
  簿記の知識があまり無い方にも入力し易いように構成し、入力終了後、会計事務所にチェックしてもらうという流れをスムーズにおこなえる様に配慮されています。

・PCA会計
  ピーシーエー（株）の会計ソフトです。

表計算ソフトではダメ
　パソコン会計をする場合、当たり前のようですが、まず、市販の会計ソフトを購入して下さい。
　小さい会社だと、現金収支や預金収支しかないので、会計ソフトを購入しないで、表計算ソフトですます会社もあります。

　銀行より融資を受けているとき、毎月若しくは数ヶ月に１回、「試算表」の提出を求められることがあります。融資をしている銀行としては、融資先の会社の経営状況を毎月把握しておきたいのです。融資先の経営状況が悪くなれば、新規融資をストップし、金額尾の回収を図る必要があります。融資先の経営状況を速報的に知るには、試算表が有効です。
　
　また、「決算書」は税務申告の時に必要です。税務申告書を作成する際、その基礎になるのが決算書です。決算書を基に、税務上の加減算を行って、課税所得を計算します。

　表計算ソフトでは、「試算表」や「決算書」の作成ができません。小さい会社、とりわけ、起業して間がない場合、経理を疎かにする傾向があり、会計ソフトを購入しない会社もあります。
　
　更に、表計算ソフトを基礎に、小さい会社向けに経理ができるシェアウエアのソフトも出回っています。これらのソフトは、経理とプログラムの知識のある人が趣味的に作っているものが大部分です。そのため、仕訳機能や試算表、決算書の作成までできるものもあります。しかし、シェアウエアは作者が趣味的に作っているものなので、会計制度の改正があったときのアップデートや、利用者がカスタマイズできないなど、問題点があります。

　　ここで、会計ソフトと表計算ソフトで経理を行った場合の比較をしておきましょう。

　小さな会社で、｢１人｣経理でも、経理のちょっとしたノウハウとパソコンの操作ができれば、経理のかなりの部分ができます。
　本章では、パソコン会計の操作をマスターして下さい。