税理士がアドバイス！　初めての経理

仕組み
　小切手要件を確認した後、小切手を現金化するには、支払銀行に小切手を持ち込みます。これを小切手の呈示といいます。
　
　小切手の所有人が取引銀行に小切手を呈示すると、銀行は即日預金口座に入金してくれます。しかし、入金はあるもののこの金額はすぐには引き出せません。通常、翌々日にならないと引き出せません。

  というのも、小切手の精算は、手形交換所を経由して精算されるためです。

通常、小切手は取引銀行（＝取立銀行）に持ち込まれると、取立銀行は手形交換所に持ち込みます。手形交換所に持ち込まれた小切手は、小切手を振り出した会社の取引銀行（＝支払銀行）が持ち帰り決済します。
　
  小切手を取立銀行に持ち込むと、取立銀行は翌日に手形交換所に持ち込みます。この手形支払銀行に翌々日に提示されます。
　このような決済手続を踏むので、通常、小切手の現金化は提示の翌々日になっているのです。

　経理担当者としては、小切手の提示から現金化まで2日かかるので、余裕をもって小切手を持ち込むようにしましょう。
　また、小切手を現金化できるのは、郵便局以外の金融機関、つまり、銀行、相互銀行、信用金庫、信用組合、農林中央金庫ならどこでも可能です。

先日付小切手　
　振出日には原則として、小切手を振りだした日が記載されます。しかし、例外的に、振出した日より、先の日付が記載されることがあります。「先日付小切手」と呼ばれるものです。

　先日付小切手は、取引先の事務の合理化や資金繰りの都合で、振出日より前に銀行に取立てに出さないという合意の上で発行されるものです。

　先日付小切手を受け取った方も、注意しなければなりません。というのも、小切手はその所有者が銀行に換金に行けば、先日付小切手であっても、換金してくれます。そうなると、先日付小切手を振りだした取引先では、支払は先だと思って資金の用意をしていないので、銀行から残高不足といわれてしまうこともあるからです。

　従って、先日付小切手は降り出す方も受け取る方も注意が必要です。

振出人の署名
　小切手の振出人が会社なのか、個人なのかによって記載内容が異なります。

・会社の場合
　会社が小切手を振りだした場合、株式会社、旧有限会社、合資会社、合同会社等の法人名、代表者名の記載を確認します。住所の記載は必要ありませんが、書いてあっても無効にはなりません。上の例では、「大阪産業株式会社　代表取締役　大阪　太郎」と原則通り記載されています。

・個人の場合
　銀行に届けた通りの記載がされています。屋号を届けた場合には、屋号並びに氏名の記載がなされます。「下山商店　下山　二朗」のような記載になります。

<<ポイント>>－－－－－－－－－－－
・支払金額は所定の記載方法に従っているか確認する
・振出日の記載があるか確認する。先日付小切手は取り扱い注意。
・振出人の署名は所定の方法に従っているか確認する

小切手要件のうち、支払金額、振出日、振出人の署名は、特に重要なので、細かく説明します。

支払金額
　小切手に記載された金額は、相手先が支払ってくれる金額でした。この場合、アラビア数字（チェックライターで作成された場合）で記載する場合と漢数字（手書で作成された場合）で記載する場合があることは先に述べました。
　

  漢数字で記載されている場合、次のように記載されますので、注意して下さい。

    「1」→「壱」（「一」は無効）
    「2」→「弐」（「二」は無効）
    「3」→「参」（「三」は無効）
    「4」→「四」
    「5」→「五」
    「6」→「六」
    「7」→「七」
    「8」→「八」
　　「9」→「九」
    「10」→「拾」（「十」は無効）
   
　小切手の金額が手書きで漢数字で記載されている場合、「1」、「2」、「3」、「10」については、無効になる書き方があるので注意が必要です。

　また、当然なことですが、得意先へ出した請求書の金額と小切手上の支払金額に相違がある場合、得意先へ請求額となぜ違っているのか確認します。この場合、予定金額の入金がないのですから、必ず、相手先に問い合わせます。

振出日
　小切手は法律上一覧払いとされています。これは、切手に記載されている振出日に換金できるということです。実務上、振出日が記載されていないものも見かけ、銀行で問題なく扱ってくれることもあります。しかし、銀行によっては、振出日の補充を求められたり、内容の確認を求められることもあるので、振出日の記載があるか確認しましょう。

白地小切手
　小切手要件の例外があります。「白地小切手」と呼ばれるものです。
   
　白地小切手は、後日、小切手を取得した人に特定の項目を記載させるために、わざと記載しないものです。例えば、振出日について、実際に手形を作成したのは、10月1日にもかかわらず、11月1日にするためです。

　　しかし、「金額欄」が白地（空白）の場合、コトは重大です。というのも、小切手を発行した会社が50,000円支払おうとしているのに、金額を後で勝手に500,000円とすることも可能だからです。
　金額欄が白地の小切手は、受け取らず、また、発行もしないようにしましょう。


<<ポイント>>－－－－－－－－－－－－
・小切手を受け取ったら、小切手要件を確認する。
・白地小切手（特に、金額欄が白地）は、原則、受け取らない。

   現金の章で、小切手の話が出てきて、不思議に思うかもしれません。
　

  小切手は銀行に持ち込めば翌々日に現金化されるので、経理上、「現金」という勘定科目に分類されます。そこで、本書でもこれにならって、小切手を現金の章で扱うこととしました。
　

   小切手の現物（サンプル）は、次のようなものです。

受け取ったら、すぐやること

　得意先から小切手を受け取ることがあります。その場合、すぐに、鞄に入れて持ち帰ればいいというものではありません。

小切手の様式には一定のルールがあって、その記載項目に不備や誤りがないか確認する必要があるのです。

　確認すべき事項は、８つあります。これを小切手要件といいます。（太字は特に重要）

(1)　「小切手」の文字
    これを小切手文句といいます。会社が使っている小切手は、銀行が作成した小切手用紙を買って使用しているので、小切手文句は必ず記載されています。

(2)　支払金額
  支払ってもらえる金額です。
  チェックライターという機械を使って印字してある場合、金額の前に、「￥」マークが入り、金額の後に「※」が入っています。先のサンプルでは、「￥350,000※」となっています。これは、小切手を受け取った人による不正を防止するためのものです。

　 但し、手書きの場合、金額の前に、「￥」マークが入り、金額（漢数字で表記する）の後に「円」又は「円也（えんなり）」が入っています。もし、手書き文字だったらよく注意して漢数字の表記を確かめます。

(3)　支払うよう銀行に委託する文言
    「上記の金額をこの小切手と引換えに持参人にお支払いください」という文言です。この文言は、必ず記載されています。

(4)支払地
    指定された銀行の所在地です。このサンプルでは、「大阪市北区～」になっています。

(5)支払人
    指定された銀行名です。このサンプルでは、「株式会社　毎日銀行　本店」です。

(6)振出日
    小切手を振り出した日です。このサンプルでは、「平成10年10月20日」になっています。

(7)振出地
   振り出した会社の所在地（町名、番地は書かれていない）です。このサンプルでは、「大阪市」になっています。

(8)振出人の署名及び捺印
   会社名、代表取締役の肩書き、代表者名です。このサンプルでは、「大阪産業株式会社　代表取締役　大阪太郎」になっています。

　8つの小切手要件のうち、１つでも記載の欠けるものは、原則、小切手としては無効です。

　なお、小切手に印紙税は必要ありません。小切手は非課税になっています。

店舗
　店舗を構え、いわゆる「現金商売」をしている場合、出金を1週間に１回というわけにはいきません。このような場合、多くの店舗で行っているように、レジを設置します。

「現金商売」をしている場合、”レジのお金と売上がなかなか合わない”、”合わせるだけで毎日何時間もかかる”、こういう話をよく聞きます。一方、あまり時間をかけずに、毎日あっている会社もあります。
　あまり時間をかけていない会社のノウハウを次のようなものです。

(1)一定金額
　毎日開店前は、レジの中には、一定金額だけ入れておくようにし、余分なお金は銀行に預けておきます（銀行に行けないときは金庫に保管）。

　　例えば、一定金額を１0万円とすると、営業開始時間にレジに10万円が入っています。現金売上5,000円あれば、レジの現金は105,000円になっているはずです。105,000円の残高から、お釣りに4,000円使うと、レジの101,000円になっています。
　
　　このように現金の増加＝現金売上、減少＝お釣りの発生と、すぐに分かるような仕組みを作っています。

　　このようにすると、レジ現金の流れは下のようになります。

（レジ現金の流れ）
　　前日繰越金　　　　　　　 ・・・レジ内の現金（10万)
　　本日現金売上高　　　　　⇒レジシートと一致する
　　釣り銭　　　　　　　　　  　 ⇒ レジシート確認　
　　現金過不足　　　　　　　 ・・・つり銭間違い等
　　営業終了時　　 　　　　  ・・・レジ内の現金

　　こうすると、営業終了時にあるべき金額と実際にある額の差が、つり銭間違いだとすぐに分かります。

　　現金商売の飲食店は、「レジのお金を抜いて売り上げをごまかしているのでは」と税務署からにらまれがちです。こうした“ぬれぎぬ”を晴らすためには、金種表と現金出納帳が必須です。

　　毎日の営業後、金種表に「1万円札○枚で計○○円、5000円札○枚で○○円……」といった具合に付けて1円玉まで数え、合計が現金出納帳の残高と一致していることを確認。します。この作業をするだけで、税務署からの評価はかなり上がりあがります。

(２)翌朝入金
　営業終了時に一定額を超える現金は、翌朝、全額銀行に入金します。このようにすれば、現金の盗難も防げます。
　

　時間がなくて毎日銀行に行けない場合は、数日毎でも結構です。ただし、通帳には、営業日毎の売上金が記帳されるように分けて入金してください。

(３)仕入や経費は小口現金
　仕入や経費は、レジのお金で精算せず、別途、小口現金で支払います。
　これについては、先に述べたように１週間に１回出金の方法を採用すると、経理事務が簡素化されます。
　　　　　
(４)小口現金は従業員の立替
　レジ係では、経費を支払ことはあまりありません。もしあったら、いったん立て替えてもらい、１ヶ月ごとにまとめて精算します。この場合、領収書を提出してもらうのは現金出納の時と同じです。精算金は給料と一緒に振込めば、経理事務が節減できます。

　小さなお店では、従業員が経費を立て替えることはほとんどないと思いますので、１ヶ月毎の精算にしても、その従業員の生活に影響が出てしまうことはないでしょう。

<<ポイント>>－－－－－－－－－－－－－－
・レジスターを設置する
・営業開始時には定額の金銭を入れる

仮払い
    現金出納をまとめて処理するとしても、突発的な出金があります。その代表例が仮払いです。
    仮払金とは、出金時に何に使うか不明のときや、いくらかかるか金額が確定できないときに一時的に使用される勘定（仮の勘定）のことです。
   
    仮払いで多いのが、出張旅費、接待交際費です。
    出張旅費を考えてみましょう。東京から名古屋へ1泊２日で出張するとしましょう。この時、往復の新幹線代、宿泊料、日当、打合せ代等を一括して概算10万円支払い、後日、帰社後に実費精算するというやり方です。
　

   接待交際費についても、同じように、新宿で得意先を接待するのに5万円事前に営業部員に渡し、後日実費精算するものです。

    現金出納業務からみた場合、①現金を支出したとき、②仮払金を精算するとき、2回出納業務が発生します。
 
  小さい会社では、仮払い出金が行われているのに、その精算が何ヶ月も行わせず、後日問題になることがあります。時には、精算が全く行わせていないで、税務調査のとき、使途不明金とされ税金が多く課税されることもあります。
　

  このようなことを避けるために、仮払い出金の時には「仮払出金票」、精算時には「仮払精算票」を用います。

(1)仮払いの出金
    東京から名古屋へ出張で旅費及び宿泊費を10万円仮払いしたとします。この時、仮払いを受ける人から、「仮払出金票」（以下のようなものを、ワープロで作成すればいいでしょう）に仮払目的、仮払金額、申請者、押印を押して提出してもらいます。
　

  この票を作成することによって、お金を「渡した」、「もらっていない」ということが防げます。また、「仮払出金票」と「仮払精算票」をセットで使うと、仮払いがあったのに、未精算になっているものもすぐ分かります。

　　この仮払出金票は、ファイル等で綴っておきます。
    仮払出金票を受け取ったら、仮払金を支払うとともに、金銭出納帳に記入します（週払いの原則の例外です）

(2)仮払金の精算
　田中さんが出張を終え帰社した際には、仮払いの精算をしてもらいます。この際、田中さんから、仮払精算票（以下のようなものを、ワープロで作成すればいいでしょう。仮払出金票と区別するため別色の紙に印刷すれば、なお、いいです。）を提出してもらいます。

　仮払精算票を受け取ったら、まず、綴ってある仮払出金票と一緒に綴じます。こうすれば、仮払出金票があって、仮払精算票のないものは、未精算だとすぐに分かります。

    その後、金銭出納帳には次のように記帳を行います。
①仮払金の精算がされるとき、仮払出金票で出金した金額が一度入金されて、その後改め　て支払ったという方法をとります。先の例では、100,000円をいったん入金処理し、そ　の後に83,840円を支払ったとの記入をします。
②新幹線代、タクシー代、宿泊料は、一括して旅費交通費として記帳します。もちろん細　かく記入しても構いません。
③A社との会食は、支払内容により会議費又は交際費となります。

<<ポイント>>－－－－－－－－－－－－
・仮払い出金時は「仮払出金票」
・精算時は「仮払精算票」
 

出納業務の効率化    
    金銭出納帳や金種表は、現金出納があった日に作成するのが原則です。しかし、小さな会社では日常業務に忙殺されて、なかなか、思うようにいかないのが現実です。
　そこで、出納業務を効率化するノウハウをお教えします。

(1)　週１回まとめて処理
　小さな会社で現金の入出金がそう多くない場合、毎日、出納帳への記録を行わず週１回まとめて現金出納帳に記録します。毎週金曜日とか毎週水曜日とか、業務が比較的すいている曜日に設定すればいいでしょう。

(2)　1週間の現金出納
    まとめて現金出納記録をする場合、この１週間の間に、急に現金が必要になる場合どうすればいいのか、疑問に思うかもしれません。
    1週間分の現金出納は、2つの方法があります。

    1つは、現金出納を行う金曜日・水曜日に次の１週間に予定される金額（次週の現金支出額は大きく変動はしません。今週5万円支出したら来週もそのくらい用意すれば大丈夫です）を用意し、手提げ金庫に補充しておきます（以下、【小口方式】といいます）。

　もう1つの方法は、社長や従業員の立て替えてもらって、精算日に精算をしてもらいます。この方法では、立て替えた人が領収書やレシートを紛失してしまうことがよくありますので、社長・従業員に領収書やレシートを紛失しないように注意をして下さい（以下、【立替方式】といいます）。

(3)　入出金メモ
    現金出納記録日が決まっているので、その間の入出金に漏れがないようにするため、次のような入出金メモを、経理担当者（【小口方式】の場合）や社長・従業員（【立替方式】の場合）が作成します。この場合も、領収書のあるものはメモにクリップ留めで添付して会社に提出します。

<<ポイント>>－－－－－－－－－－－－
・週１回まとめて処理する
・1週間の現金出納は、【小口方式】か【立替方式】
・入出金メモを作成する

現金が合わない
  先の例 では、現金が合っていました。しかし、いつも､現金が合うとは限りません。経理に慣れていないと、慌ててしまうところです。
　しかし、この場合でも。慌てることなくて、不一致の原因を調査します。調査の結果、誤ったところがあればそれを修正するのです。

　不一致の原因としては、次のようなものがあります。
　①金銭出納帳での桁誤り、転記誤り等、金銭出納帳のデータ入力ミス
　②金銭出納帳への記帳漏れ
　③現金の精算誤り

これらを検討してもなお、原因が不明な場合「現金過不足」として金銭出納帳に記録します。

・現金が多い場合
　4月25日の現金残高は金銭出納帳上23,500円で金種表では24,000円ある場合、つまり、500円帳簿より多い状況を考えます。

　このとき、4月25日接待交際費の次に、「4月25日、現金過不足、500円」と記入します。つまり、下の表のようにします。

・現金が少ない場合
　この場合、現金が多い場合と逆に金銭出納帳の支出欄に不足額を記入します。

<<ポイント>>－－－－－－－－－－－－
・現金は現金出納帳（表計算ソフトでも作れる）を使って合わせる
・どうしても合わないときは、「現金過不足」を使う

現金出納
    現金の入金、出金は金銭出納帳に記帳します。経費の支払、現金による売上代金の回収などは金銭出納帳に記録されます。そのため、現金出納帳を見ればその会社の現金の動きがすべて分かることになります。
　
    小さな会社だと、現金出納や預金取引が多いので、この金銭出納帳、銀行預金通帳（預金出納帳）、当座預金照合表を税理士に渡して、決算処理を依頼する場合もあります。

　さて、経験的に、小さい会社では、現金出納の良否と経理担当者の能力は比例しているように思われます。現金出納のしっかりしている会社では経理担当者の能力が高いようです。
   

  現金管理が上手くいっていない会社の帳簿は、取引に洩れがあり、次の現象が見受けられます。
　

   ①経営実体を正しく把握できないことため、的確な経営改善に着手できない。
　②洩れが発見され修正に要する時間のムダや作業のムダが生じる。
　③不正や事故の危険性が高い。
　
    日々の現金管理は、必ず、経理担当者が行います。決して外部に委託できる業務ではありません。小さい会社において、正しく現金管理することが帳簿処理のキーポイントです。


金銭出納帳の種類
　　金銭出納帳は市販されていて、ノート式、ルーズリーフ式など様々な形のものがあります。費目別の金銭出納帳、収入・支出欄のみの金銭出納帳もあります。会計ソフトを使わない場合、費目別の金銭出納帳が使いやすいです。しかし、会計ソフトを使う場合、金銭残高が正確にに分かればいいので、収入・支出欄のみの金銭出納帳でいいでしょう。

　パソコンに表計算ソフトが入っていれば、それを使って自分で、金銭出納帳を作成してもいいでしょう。計算式も簡単なものなので、自分で作ることをお勧めします。
　下の表のようなものを作れば十分です。

　　表計算ソフトで金銭出納帳を作って、データを入力した後には、実際の現金有高と照合します。この場合、現金の金種を調べ、表計算ソフトを使って、下図のような「金種表」を作成し、金銭出納帳と照合します。

　　この場合、金銭出納帳と金種表の金額が一致していますので、合っています。これで問題はありません。

現金≠預金
    現金というと、通貨だけでなく、銀行預金も含めて話をしている場合がありますが、経理ではこのような使い方は間違っています。経理では、｢現金｣といえば、手持ちの現金、つまり、紙幣・通貨のみをいい、銀行に預金している部分は｢預金｣といいます。
　現金の出入りは｢現金出納帳｣に記入し、預金の出入りは｢預金出納帳｣に記入します。これを間違えると不都合が生じます。


会社のお金、個人のお金
　小さい会社では、個人が会社が負担すべき経費を立て替えていたり、逆に、個人負担分を会社が負担していることが、珍しくありません。
　
　しかし、会社のお金と個人のお金は全く別のものだと考えて下さい。得意先へ行く際、個人の財布から1,000円支出したとしても、これは会社が負担すべきもので、個人は立て替えたにすぎません。逆に、個人が自宅で使用する目的でパソコンを購入し、その代金を会社に支払わせた場合も、これを認める訳にはいきません。
　
　経理としては、あくまで筋を通すべきでしょう。会社のお金と個人のお金がゴチャゴチャになってしまうと、税務署が税務調査にやってきたとき、問題になってしまいます。
　
　そうならないためにも、個人が立て替えた分は必ず精算し、逆に、個人負担分を会社が立て替えてはいけません。これをしっかりやっておかないと、経理も不明瞭になっていきますので、十分注意が必要です。

<<ポイント>>－－－－－－－－－－－－－
・現金に預金は含めない。
・会社のお金と個人のお金は区別する。

　小さい会社では、現金出納は重要な業務です。この章では、現金出納の効率的な方法を記載します。この章の事項をマスターし、その上で自社へアレンジしてみて下さい。