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第1章  経理の基礎知識

2006年12月17日 (日)

帳簿の種類

  簿記の本で帳簿の種類を見ると、主要簿と補助簿の説明があります。しかし、ここでは正式な簿記の話をするのではなく、実際に、パソコンを使って帳簿を作成するときに、何をどういう使っていけばいいのか、という観点から説明します。

 パソコンの会計ソフトを立ち上げると、ナビゲーション画面が表示されます。このナビゲーションを使って、取引の画面を開くと、次の帳簿が示されます(会計ソフトによっては、この名称と異なるかもしれませんが、類似した名称になっているはずです)。

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  上記の図のうち、「現金出納帳」、「預金出納帳」、「売掛帳」、「買掛帳」、「経費帳」は収入、支払、差引残高、で収支が計算されます。

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   ここに、現金出納帳の例を示しました。収入、支出、残高が示されています。「預金出納帳」、「売掛帳」、「買掛帳」、「経費帳」も「現金出納帳」と同じように記入しています。


  ところで、会計ソフトの入力システムには、「帳簿形式」と「仕訳伝票形式」の2つがあります。【借方/貸方】に仕訳していく「仕訳伝票形式」は、上級者向けです。帳簿の種類と内容を理解すれば、初心者には、帳簿画面からの入力の方が簡単です。
 「帳簿形式」で作成しても、「仕訳伝票形式」で作成しても、決算書を作成すると同じ結果が出てきますので、初心者は、「帳簿形式」でデータ入力していきます。

 いま、取引先へ請求書を送り、預金で回収したというケースを考えてみましょう。

115_1

 

  それが上の図です。 請求書を発行した時に、売掛金が発生するので、「売掛帳」に売上金額を計上します。翌月に入金があった場合、「預金出納帳」に入金の記録をします。

 また、現金で色々な出費をしたので「現金出納帳」に記録し、諸経費は「経費帳」に記録します。
 この結果、コンピュータが自動計算し、総勘定元帳、試算表、を自動的に作成します。


<<ポイント>>----------------
・会計ソフトの入力システムには、「帳簿形式」、「仕訳伝票形式」があるが、「帳簿形式」で入力する。

 

2006年12月16日 (土)

会社の印鑑

  経理担当になると、会社の印鑑や預金通帳の保管を任されることがあります。印鑑や預金通帳は会社運営上、非常に重要なので、その管理について説明します。


印鑑
   

 会社の印鑑には、次のものがあります。

018(代表者印)

登記所に届けた会社の代表印です。この印鑑は、会社としての印鑑であり、印鑑証明が必要な場合もあります。





018 (社印判)

代表者印を押すまでもない見積書、請求書、領収書に用いられます。




 

 

 この他に、銀行届け出印がありますが、小さい会社では、特に作らず、代表者印で代用する場合が多いようです。

 会社の印鑑は会社を代表する重要なものです。代表者印が悪用されれば、会社の資金が不正に利用されてしまいます。不正使用を防ぐ観点から、現金通帳の保管と印鑑の保管を別々にしておきます。
 代表者印は鍵のかかる社長の机の引き出しに保管し、預金通帳は金庫に保管したり、または、代表者印は社長が肌身離さず持ち歩き、預金通帳は金庫に保管する等の工夫をします。


金庫
    預金通帳、法人用銀行カード、印鑑、小切手帳、手形帳等は、会社の金庫に保管します。現金、預金通帳は手提げ金庫に保管し、印鑑、小切手帳、手形帳等は金庫、できれば、耐火金庫に保管します。

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<<ポイント>>-------------
・印鑑の不正使用のため、現金通帳と印鑑は別々に保管する。
・重要なものは金庫に保管する。

2006年12月15日 (金)

必須の経理用語

 初めて経理を担当すると、経理用語が出てきます。経験を積めば、経理用語をマスターできますが、ここでは小さい会社で、かつ、初心者が絶対にマスターすべきものだけに絞って説明します。

仕訳
    複式簿記には簡単な記帳様式の決まりがあり、これを「仕訳」と呼びます。
仕訳は「日付」と「勘定科目」と「金額」の並びに関する規則です。手作業で帳簿を作成する場合、仕訳は必須のものですが、パソコン会計では、仕訳を知らなくともある程度、経理ができるようになっています。
 なお、仕訳の左側を「借方」、右側を「貸方」というので、併せてマスターして下さい。

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3月2日に

(現金)      42,000

    (売上)               42,000

とあります。これが、仕訳です。余談ですが、仕訳を、「仕分け」と間違える人もありますが、誤字ですので注意して下さい。


元帳
    発生した取引を「仕訳」という簿記独特の言語に変換し、それを項目ごとに分類して記憶しておく記憶装置のようなものです。

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試算表
    試算表は勘定科目を集計したものです。各勘定科目につき全ての取引を合計したのが合計試算表であり、残高を集めたのが残高試算表です。
    試算表作成の目的は以下の2つです。
 ①借方と貸方の合計額が一致していることの確認します。
 ②貸借対照表や損益計算書の準備段階で損益や財政状態の概要を把握します。

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  近年、会計ソフトが発達したため、経理担当者は転記作業(同じ数字を「仕訳帳」→「元帳」→「試算表」へ写す作業)から開放されました。
    かつて、経理担当者は、どこかで転記ミスをしたために試算表が合わないという事態になり、その原因を探し、試算表を合わせるという非生産的な作業を毎月繰り返していました。
 現在は、転記作業はなくなりましたが、銀行から「今月の試算表を提出して下さい」とか、税務調査時「元帳を出して下さい」等言われますので、どういうものか理解しておきましょう。


勘定科目
 取引を記録する分類項目のことであり、貸借対照表や損益計算書には「売上高」や「交通費」などという項目で出しています。
 仕訳や帳簿を記入するとき、「勘定科目」と「金額」が重要になってきます。勘定科目の詳細は後のページで述べます。ここでは、仕訳や帳簿を作成するには、「勘定科目」が必要だということだけ覚えておいて下さい。


決算書
 決算書にはいくつかの書類から成り立っています。「貸借対照表」、「損益計算書」、「株主資本等変動計算書」、「注記表」、「事業報告」の5種類です。製造業の場合には、「製造原価報告書」を含めて6種類とするケースもあります。
 また最近は米国にならって大会社については「キャッシュフロー計算書」が加えられるようになってきました。
 ちいさな会社では、「貸借対照表」、「損益計算書」が特に重要です。「貸借対照表」とは、決算期末での会社の資産や負債の状況を示すもので、「損益計算書」は会社が1年間どれ位儲けたのか、あるいは損をしたのかを示すものです。

012_1

 

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貸借対照表を見ると、資産の部 流動資産「現金預金」、「受取手形」等記載されています。この「現金預金」、「受取手形」が勘定科目です。

 

2006年12月14日 (木)

年間スケジュール

    初めて経理を担当すると、年間スケジュールが見えずに、いつまでに何をすべきか分からずに困ることがあります。
 小さい会社では。日常業務の他に、次の年間スケジュールがあります。1月、7月、12月は忙しい月ですが、特に、12月は年末調整があるので特に大忙しです。
 12月は年末調整の他に、挨拶回り等の雑用もあるので、効率よく業務をこなしていく必要があります。12月の年末調整では、必要書類(生命保険控除証明書等)の提出漏れ等、思わぬトラブルが発生することがあるので、スケジュールに余裕を持って業務を行って下さい。
 
    下の表では、入れていませんが、この他に、決算業務があります。決算は、会社の事業年度の終了から2月以内に行います。

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<<ポイント>>-------------------
・1月、7月、12月は忙しいで、余裕を持って準備する。

2006年12月13日 (水)

経理の仕事

 小さい会社の場合、税務申告等の比較的難易度の高い業務は税理士に依頼して、現金出納・預金出納等日常業務は会社で行います。
 下の図は、小さな会社で行う経理業務を示したものです。

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 簡単に説明すると、次のようになります。

(証憑整備)
  証憑とは、領収書や請求書などで取引の内容を明らかにする立証資料をいいます。

(現金出納)
    一日分の取引終了した時点で、実際の現金残高と帳簿残高との照合を行うことです。

(パソコン入力)
     パソコンでデータを入力することです。パソコンを使わなくても経理はできますが、初心者は、パソコンを使うことをお勧めします。
    販売実績のあるパソコンソフトは、経理の知識がなくとも、データ入力ができるように、ナビゲーションが付いていますし、有料のサポート体制が組まれています。


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(月次決算)
     月次資料をまとめ、翌月の15日までに前月分のデータ入力を完了することが目標です。
   
(決 算)
 これは、税理士事務所に任せます。税理士事務所では決算処理を行い、申告書を作成します。

  簡単に図式化しましたが、パソコン入力や月次決算で分からないところがあれば、その時々で、税理士に問い合わせればいいでしょう。

2006年12月12日 (火)

経理担当者の姿勢

 会社員であれば、社内の機密を漏らさないようにするのは当然ですが、経理担当者は特に、守秘義務が要求されます。


業務上知り得た情報

    経理の仕事は、仕事の性質上会社の外部・内部事情を一番知ることのできる立場にあります。

   社員の給与をはじめ、会社の経営状態など、誰もが興味を示すような内容です。このような内容は、特に社内で仲のいい同僚同士になると、それとなく聞いてくることもあると思います。
 機密保持のため、次のことに注意して下さい。

・試算表、伝票などを机の上に出したまま席を外さない。
・給与台帳は他の社員の目の届く場所に置かない。
・社員の社会保険・健康診断の書類を他の社員の目の届く場所に置かない。
・会社の内部の話を他社の人に聞かれない。

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迅速かつ正確に

 他の社員から見ると、経理は「合っていて当たり前」と思われています。これは「言うは易く行うは難し」ですが、できるだけ正解を期しましょう。
    また、いくら正確にと言ってもあまりにも遅いのも困ります。会社経営者は、経営判断の材料として経理からあがってくる資料を利用し、瞬時に判断する場合が多いです。役員会を開催するのに、まだ経理資料ができていないというのでは、ダメです。
 迅速かつ正確な業務を行うために、次のことに注意して下さい。

・急いでいても、計算は2度する。
・試算表などの提出書類は上司に催促されなくても準備する。


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社長の片腕
   

  小さい会社では、経理が一番社長に近い存在だと思います。

  会社の数字を詳しく分析する経理とそれを元に実行に移す社長、双方のコミュニケーションがとれているほど強い会社です。ある意味、社長の片腕と言ってもいいかもしれません。
 良い片腕と言われている経理担当者は、次のような人です。

・社長がどんな資料が欲しいのか言わずとも作成している。
・経理資料に誤りがない。
・コストダウンや節税なども提言してくれる。


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総合力を持つ
 

   経理事務に慣れてきたら、一度経理の流れをつかんで下さい。毎月の売上計上から決算まで全てをつかむと、自分のやっていることや会社の実情がすぐつかめます。
 総合力を持つと、次のことができるようになります。
 
・経理の仕事は、伝票や総勘定元帳を作るだけではないことが分かる。
・経営分析・コストダウンなど経営情報が分かる。
・社内の動きはだけでなく、社外の取引先のことも分かる。


社内コミュニケーション

   経理部門は、他の部門の人から見るとどうしても怖い存在になりがちです。
   しかし、他の部門が何をしているのかも分からない状態だと伝票1枚回ってきてもそれがどういう内容なのか分かりません。コストダウンを広めようと思ってもなかなか同意を得られません。
    次のことに注意して下さい。

・他部門の社員と話すときは、経理用語を使用しない。
・他部門の社員が伝票処理を間違えても、厳しくは注意しない。
・他部門とも、コミュニケーションを取る。


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<<ポイント>>--------------
・業務上の秘密は厳守する。
・迅速かつ正確に業務をする。
・経理は社長の片腕。
・総合力を持つ。
・社内コミュニケーションを保つ。

第1章の目的

    第1章では、初めて経理を担当する人がすぐにマスターすべき経理の基礎知識を説明します。本章を読めば、経理の概要が分かると思います。


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