領収書のノウハウ １ ～受領～
会社の経費とするために、原則として、領収書をもらいます。この領収書によって、会社の経費にできるだけでなく、税務署の税務調査の際に、この領収書を示すことによって証拠とすることができます。会社の経費とするには、必ず、領収書をもらうようにします。
領収書をもらう際、「上様」という領収書を書いてもらう場合もありますが、これは止めるようにしましょう。というのも、相手先が「上様」だと、宛先が不明です。悪く考えれば、私用で使ったものを会社につけ回すこともできますし、別の会社の経費とすることも可能です。「新潟工業株式会社会社」等、会社の名称を記載してもらって下さい。
レシート
スーパーやコンビニで文房具、書籍を購入することがあります。カウンターが込んでいて、レジ係に領収書をもらいにくいこともあります。このような場合、領収書という正式な証憑でなくとも、レシートで代用できます。
領収書にメモする
飲食、接待ゴルフ等で経費が発生することがあります。これらは、交際費か会議費か判然としないしない場合も多いです。詳細は、顧問税理士に聞くとしても、経理としては勘定科目が確定しやすいように、接待目的、相手先、人員等をメモしておきます。
【領収書のないとき】
経費を処理する場合、領収書が必要です。しかし、どうしても領収書がもらえない場合があります。慶弔費、電車・バス交通費等があります。
これらの経費は、領収書がないから、経費に認められないかというと、そういうはことはありません。経費がなくとも、別の方法でその実態を記録。保管しておけばいいのです。
慶弔費
従業員の結婚式、葬儀等に社長（代理として役員が行ってもいいです）が会社を代表して式に出席し、お祝いや香典を包んでいくことがあります。このような時、領収書をもらう人はいません。こういう時に、「領収書を下さい」と言えば、失礼にあたります。
この場合、領収書がないので、それでいいのかというと、そうではありません。結婚式に招待されれば、案内状が来ます。この案内状の現物を領収書の代わりとして、きちんと整理保管します。結婚式が終わったからといって、案内状を捨ててはいけません。
葬儀では、帰り際に会葬御礼（挨拶状）をくれます。この会葬御礼を整理保管し、領収書の代わりにします。
ここで、注意事項を一つ。従業員の従業員の結婚式、葬儀等の場合は、「慶弔費」ですが、得意先・仕入れ先の役員・従業員の結婚式、葬儀等に出席したときは、「交際費」に該当します。ここは紛らわしいので、注意が必要です。
社長から、「結婚式・葬儀に出るから出金準備をしてくれ」と言われた時には、自社の従業員か得意先・仕入れ先なのか確認しましょう。
交通費
オレンジカード、スイカ（Suica）等のプリぺードカードや定期券を購入する際、領収書をもらうことができます。しかし、電車の自動券売機で切符を購入する時や、バスに乗車する時には、領収書はもらえません。
このような時は、移動に要した、電車・バス等の費用を「交通費精算書」に記入します。これが、領収書の代わりになります。「交通費精算書」は市販されていますが、小さい会社ではワープロソフトや表計算ソフトを使って、自分で作成すればいいでしょう。
サンプルを載せておきますので、これを参考に各自使いやすい物を作って下さい。
<<ポイント>>－－－－－－－－－－－－－－－
・領収書（レシートでもいい）は必ずもらう。
・領収書の宛名は、会社名を記載してもらう。
・交際費関係で領収書をもらった場合、接待目的、相手先、人員をメモする。
初歩的なことですが、交通費（電車）はためになりました。
投稿 1500円起業社長 | 2007年6月13日 (水) 02時13分
勝田 さん
コメントありがとうございます。
ライターは、東京在住のため、東京の感覚で書いていました。勉強になりました。
投稿 よし | 2006年12月30日 (土) 18時16分
＞香典と領収書
北海道では、香典に対して領収書が出るのが通常のようです。
投稿 勝田 | 2006年12月30日 (土) 17時49分